Spesso incontriamo consulenti ed aziende che parlano di sistemi di gestione ed implementazione di questi sistemi. Ma esattamente cos’è un sistema di gestione? Cosa intendiamo quando parliamo di implementazione di un sistema? E quali sono le caratteristiche di un sistema di gestione?
La definizione di sistema di gestione
Cos’è un Sistema di Gestione?
Un sistema di gestione è un insieme di processi interconnessi e procedure utilizzate da un’organizzazione per guidare e controllare le sue attività in modo coerente e sistematico.
Può coprire una vasta gamma di aree, tra cui la gestione della qualità, la gestione ambientale, la gestione della salute e della sicurezza e molte altre aree.
I sistemi sono progettati per garantire la coerenza, la conformità agli standard e la costante ricerca di miglioramento all’interno dell’azienda che li attua e implementa.
Come funziona un sistema di Gestione?
Vediamo in dettaglio quali sono i passaggi di creazione ed il funzionamento per capire cos’è e come funziona il sistema di gestione.
1 – Definizione degli obiettivi
Il primo passo nella creazione di un sistema di gestione è stabilire chiaramente gli obiettivi e le priorità dell’organizzazione. Gli obiettivi possono essere, ad esempio, migliorare la qualità del prodotto, ridurre i costi, aumentare la soddisfazione del cliente o garantire la conformità normativa.
2 – Identificazione dei processi chiave
Dopo il primo passaggio, l’organizzazione identifica i processi chiave che influenzano il raggiungimento degli obiettivi. I processi necessari possono variare a seconda del settore e delle esigenze specifiche dell’organizzazione stessa, ma generalmente includono attività come la produzione, la gestione delle forniture, il controllo della qualità e la gestione del personale.
3 – Procedure e Standard
Una volta identificati i processi chiave, vengono sviluppate procedure e standard per guidare l’esecuzione di tali processi in modo coerente e efficace. Queste procedure possono includere istruzioni operative, modelli di controllo della qualità, procedure di sicurezza sul lavoro e altro ancora.
4 – Implementazione del sistema
Dopo la progettazione delle procedure e degli standard, il sistema di gestione viene implementato in tutta l’organizzazione. E questa fase coinvolge la formazione del personale, la comunicazione dei cambiamenti e l’integrazione del sistema nelle operazioni quotidiane.
5 – Monitoraggio del sistema di gestione
Una volta implementato, il sistema di gestione viene costantemente monitorato e valutato per garantire che funzioni come previsto e per identificare eventuali aree di miglioramento. In questa fase sono incluse l’analisi dei dati, le revisioni periodiche del sistema e l’individuazione di potenziali rischi o problemi.
6 – Miglioramento continuo
Infine, il sistema di gestione è soggetto a un processo di miglioramento continuo, in cui vengono apportate modifiche e aggiornamenti per adattarsi ai cambiamenti nelle esigenze dell’organizzazione, nelle tecnologie disponibili e nell’ambiente circostante.
Conclusioni
A questo punto, definito cos’è un sistema di gestione, è chiaro che fornisce una struttura organizzativa e un insieme di procedure progettate per guidare e controllare le attività aziendali in modo coerente e sistematico.
Attraverso la definizione degli obiettivi, l’identificazione dei processi chiave, lo sviluppo di procedure e standard, l’implementazione del sistema, il monitoraggio e la valutazione continua e il miglioramento continuo, un’organizzazione può massimizzare l’efficienza operativa, ridurre i rischi e migliorare la sua competitività sul mercato.
