In un’epoca in cui le aziende devono far fronte a situazioni sempre più complesse, l’adozione di un sistema di gestione può diventare una scelta strategica importante. Ma cosa sono i sistemi di gestione e perché le aziende dovrebbero utilizzarli?
E soprattutto: quali sono i vantaggi che derivano dalla scelta di adottare e sfruttare al massimo le potenzialità offerte dai sistemi di gestione aziendale?
Cosa è un sistema di gestione aziendale
Un sistema di gestione aziendale (SGA) è l’insieme di procedure e pratiche aziendali utilizzate per gestire le attività in modo efficiente ed efficace. Esso aiuta a monitorare costantemente i processi aziendali ed a garantire che le attività siano coerenti con gli obiettivi strategici.
Scopo del SGA è, pertanto, di aiutare l’azienda a raggiungere i propri obiettivi, a migliorare continuamente la sua efficienza e la sua capacità di adattarsi ai cambiamenti del mercato.
Ad esempio, il sistema di gestione della qualità (SGQ), basato sulla norma ISO 9001, è un insieme di politiche, processi e procedure documentate che un’organizzazione adotta per perseguire gli obiettivi di qualità e soddisfare le esigenze e le aspettative dei clienti.
I vantaggi di adottare un sistema di gestione
I vantaggi che offre un sistema di gestione sono di natura economica, organizzativa e gestionale.
1 – Migliorare l’efficienza per aumentare la produttività
Migliorare l’efficienza dell’organizzazione permette di ridurre i costi e di aumentare la produttività.
Un sistema di gestione aiuta, infatti, a standardizzare i processi aziendali e le attività vengono gestite in modo più efficiente e coerente, riducendo i tempi morti e gli sprechi.
Ad esempio, un sistema di gestione della qualità ISO 9001 richiede che l’azienda identifichi e misuri le performance dei processi, analizzi i dati raccolti e individui le opportunità di miglioramento, in modo da eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza del sistema. L’eliminazione degli sprechi può portare a un notevole risparmio di denaro per l’azienda, poiché riduce i costi di produzione e aumenta la produttività e l’efficienza complessiva dell’azienda stessa.
2 – Ridurre i rischi
I sistemi di gestione aiutano anche a ridurre i rischi per l’organizzazione perché forniscono un approccio strutturato ed organizzato alla loro individuazione e gestione.
Ciò significa che le aziende possono anticipare i potenziali problemi e adottare misure preventive per evitarli.
Ad esempio, un sistema di gestione ambientale può aiutare un’azienda a identificare le aree in cui il suo impatto sull’ambiente è maggiore e adottare idonee misure per ridurlo.
3 – Migliorare l’immagine aziendale
L’adozione di un sistema aiuta anche la reputazione dell’organizzazione perché dimostra l’impegno per la qualità, l’ambiente, la sicurezza, la sicurezza informatica, l’etica e la responsabilità sociale.
Ciò significa che l’azienda segue standard riconosciuti e adotta pratiche che migliorano la gestione dei rischi e la sostenibilità delle proprie attività.
Ad esempio, un azienda che attua politiche e procedure per garantire il rispetto delle norme ambientali, la sicurezza dei lavoratori, la qualità dei prodotti, la soddisfazione dei clienti e altre questioni di responsabilità sociale dimostra un impegno etico e responsabile. E ciò può contribuire ad aumentare la sua reputazione presso clienti, fornitori e stakeholders.
4 – Gestire in modo più efficace le risorse umane
Un sistema di gestione efficiente ha un impatto positivo sulla motivazione e l’engagement dei dipendenti. Questo perché consente di dare maggiore chiarezza ai compiti assegnati, alle relative responsabilità ed alla valutazione delle prestazioni. Inoltre, può fornire ai dipendenti maggiori opportunità di crescita professionale grazie a programmi di formazione pianificati e ben mirati.
5 – Ridurre gli sprechi e migliorare la gestione dei materiali
E’ possibile avere un maggiore controllo sull’intero processo di gestione dei materiali, dalla loro acquisizione alla loro eliminazione.
In questo modo, l’azienda può monitorare e ottimizzare l’utilizzo dei materiali in modo da minimizzare gli sprechi e ridurre i costi di produzione. Inoltre, può identificare ed eliminare le attività non necessarie che consumano risorse e non generano valore aggiunto.
Tabella riassuntiva dei vantaggi
| Aspetto | Ecco dove un sistema riduce i costi aziendali |
|---|---|
| Processi | Ottimizzando i processi aziendali, eliminando sprechi e riducendo il tempo impiegato |
| Materiali | Migliorando la gestione dei materiali, riducendo gli sprechi e aumentando l’efficienza nella loro gestione |
| Risorse umane | Gestendo in modo efficace le risorse umane, riducendo le inefficienze e migliorando la produttività |
| Rischio | Gestendo in modo adeguato i rischi, evitando costi derivanti da incidenti, perdite di produttività, multe e sanzioni |
| Qualità | Garantendo la qualità dei prodotti e dei servizi offerti, riducendo i costi derivanti da prodotti difettosi, reclami e rimborsi |
| Conformità normativa | Assicurando la conformità alle normative, evitando sanzioni e multe derivanti da violazioni di leggi e regolamenti |
Oggi il sistema si semplifica con il software
I sistemi di gestione sono, in definitiva, strumenti utili per le aziende che cercano di migliorare la loro efficienza, la qualità dei loro prodotti e la sicurezza dei loro processi.
Tuttavia, per essere efficaci, i sistemi di gestione devono essere implementati correttamente, monitorati ed aggiornati e adeguatamente supportati dalla leadership aziendale.
Per questi motivi, oggi si ricorre a software che aiutano a monitorare, controllare e verificare il rispetto degli adempimenti, delle scadenze e delle azioni programmate. Questo permette di ottenere subito vantaggi come:
- Migliorare l’organizzazione, perché il software automatizza i processi, semplifica il lavoro degli operatori, riduce gli errori umani ed il tempo impiegato.
- Risparmiare tempo e denaro perché riduce i tempi necessari per svolgere attività ripetitive come, ad esempio, la gestione dei documenti, delle non conformità, delle azioni correttive, delle scadenze.
- Ridurre il rischio di multe / sanzioni perché garantisce che l’organizzazione sia conforme alle normative e alle regolamentazioni applicabili. Inoltre, la documentazione obbligatoria viene gestita in modo semplice ed organizzato.
Il software giusto per le PMI deve quindi essere facile da usare ed anche personalizzabile e deve supportare la collaborazione e garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni aziendali.
