Spesso il sistema di gestione ISO9001 viene visto, dalle persone, come un aggravio di lavoro, di documenti e di complicazioni. Ma può un sistema di gestione vivere in azienda senza che le persone lo facciano proprio?
La risposta ovviamente è no. Ecco allora che i responsabili dell’implementazione del sistema devono individuare metodologie e strumenti per coinvolgere, sin dall’inizio del processo, l’intera organizzazione aziendale.
Un obiettivo che può apparire per certi versi complesso da raggiungere ed allo stesso tempo indispensabile per far sì che un sistema di gestione non diventi un corpo totalmente estraneo all’azienda. Magari gestito nel chiuso di un ufficio dal responsabile di turno e messo a punto per la visita periodica del valutatore. Per far sì, in ultima analisi, che non diventi esclusivamente un COSTO per l’azienda.
Le persone e la norma ISO9001
Un sistema di gestione altro non è che un metodo per analizzare i processi aziendali e riorganizzarli e gestirli secondo buon senso e buone prassi.
La centralità delle persone in qualsiasi organizzazione è evidente ed ormai conclamata. La sempre maggiore attenzione su tematiche quali la formazione continua, le sfide tecnologiche, i mercati sempre più complessi richiedono persone motivate e competenze costantemente aggiornate.
La ISO9001:2015 affronta questi aspetti da molteplici punti di vista. Vediamo quali.
Gli aspetti strategici
Innanzitutto nella definizione degli aspetti strategici, la cosiddetta Struttura di Alto Livello comune a tutti i sistemi di gestione.
La fase di analisi del contesto interno dell’azienda, infatti, non può prescindere dalla individuazione dei valori aziendali, della cultura interna e delle conoscenze proprie dell’organizzazione, che ne costituiscono il nucleo identificativo.
In questa fase vision, mission, politiche ed obiettivi dell’azienda sono gli strumenti che consentono di connettere gli elementi di contesto interni ed esterni individuati con le finalità dell’organizzazione.
Analisi e buone prassi
I requisiti della norma costituiscono le linee guida dalle quali partire. L’azienda però non deve piegarsi al semplice rispetto del requisito. Al contrario, deve integrare il requisito, per quanto necessario, all’interno della propria organizzazione rivestendolo con i propri metodi, strumenti, valori ed obiettivi.
In questo modo il sistema di gestione non è più la necessità di rispettare un requisito e di superare una verifica periodica. E’ un elemento interno all’organizzazione che ne incorpora gli elementi strategici, ne descrive le modalità operative, ne monitora le prestazioni e ne misura i risultati.
Si tratta in sostanza, di uno stimolo all’analisi e al miglioramento dell’organizzazione, che comporta un cambiamento da parte dell’azienda e delle persone. Questo sia nella mentalità sia nell’approccio sia nelle modalità operative. E non per rispettare il requisito, bensì per capire come la richiesta della norma può essere utile alla crescita dell’azienda.
La progettazione del sistema di gestione
Il processo di progettazione ed implementazione di un sistema di gestione che possa veramente servire alla crescita dell’azienda è impegnativo e sfidante, e non può essere realizzato a prescindere dalle persone.
La UNI EN ISO9001:2015 e tutte le norme che ne condividono la struttura di alto livello, potremmo dire la parte “strategica”, presenta continui riferimenti alle persone e al loro coinvolgimento. A partire dalla individuazione del contesto interno dell’azienda, dove valori, conoscenze e competenze rivestono un ruolo strategico.
Passando per l’analisi dei rischi e delle opportunità, all’interno della quale possono costituire classici elementi di rischio l’obsolescenza delle competenze piuttosto che la mancanza di risorse di backup in grado di sostituire elementi chiave dell’organizzazione.
Arrivando infine alla leadership, a cui la norma dedica un intero capitolo, e che costituisce il motore che permette all’azienda “di allineare le proprie strategie, politiche, processi e risorse al fine di conseguire i propri obiettivi” (UNI EN ISO 9000:2015, punto 2.3.2.2).
La partecipazione attiva delle persone nella ISO9001
La UNI EN ISO9001:2015 indica all’interno dei principi di gestione per la qualità, la partecipazione attiva delle persone (par. 2.3.3).
Le persone quindi non devono solo essere competenti e capaci in quello che fanno.
Una organizzazione che punti al miglioramento continuo per il conseguimento dei propri obiettivi deve avere al proprio interno persone che siano anche motivate, responsabilizzate ed attivamente impegnate.
Occorre che i leader dell’organizzazione siano in grado di coinvolgere le persone, di farle sentire parte di un progetto comune caratterizzato da valori condivisi, obiettivi chiari e strategie definite all’interno delle quali queste possano muoversi con autonomia.
Come definire il quadro di riferimento?
Un primo passo è quello di rendere chiari i valori e di rendere evidente e coerente la loro applicazione. Ad esempio attraverso un processo di definizione e condivisione di Vision, Mission e Politica aziendale.
Un altro passo è quello di rendere chiari i ruoli, mettendo ciascuno nelle condizioni di conoscere i propri compiti e quelli delle persone con cui collabora ed anche di conoscere responsabilità e gradi di libertà.
Ci vengono in aiuto, per questo scopo, alcuni strumenti pratici che devono essere presenti e strettamente collegati e coerenti tra loro.
Gli strumenti disponibili
Innanzitutto l’organigramma aziendale, nel quale l’azienda individua rapporti di responsabilità e di collaborazione, ed all’interno del quale le persone trovano con chiarezza il proprio spazio e la possibilità di immaginare un possibile sviluppo di carriera.
Il mansionario, capace di individuare da un lato i requisiti per accedere ad una determinata posizione, dall’altro le attività che è la persona è chiamata a svolgere e le competenze necessarie per ricoprire efficacemente il ruolo.
La definizione delle competenze è una fase importante e di non semplice attuazione. Una analisi completa delle competenze richiede infatti il coinvolgimento di varie figure interne all’azienda, ognuna delle quali porta il proprio punto di vista e contribuisce ad avere un quadro d’insieme. In generale può aiutare suddividere la mansione in attività elementari, ed individuare per ciascuna di esse le competenze necessarie. Allo stesso tempo occorre mantenere il quadro d’insieme, necessario per valutare se le competenze individuate siano complete, coerenti, corrette e realistiche.
Persone e ISO9001 : la scheda individuale
Una scheda individuale per ogni persona ha la funzione principale di monitorare il livello di competenze raggiunto e quindi di definire un percorso di crescita in funzione delle competenze necessarie per il ruolo specifico.
Quali sono i contenuti di una scheda individuale? Ecco come è possibile strutturare una scheda:
1 – individuare le competenze necessarie a ricoprire un determinato ruolo
2 – inserire una scala di valutazione
3 – adottare un criterio di accettabilità al di sotto del quale la competenza non è adeguata, e quindi, ad esempio, la persona non può lavorare in autonomia.
La definizione di un obiettivo di competenza e del percorso di crescita, consentono inoltre di effettuare valutazioni periodiche, ad esempio annuali, per aggiornare il livello di competenza raggiunto.
Ed è proprio sulla base di questo che possono essere effettuate ulteriori riflessioni e valutazioni:
- il percorso di crescita pianificato per la persona è efficace?
- Occorrono modifiche o integrazioni?
- Si sono raggiunti gli obiettivi previsti?
- La persona mantiene il proprio interesse e la necessaria motivazione?
La definizione del percorso di crescita è il punto chiave, e richiede una attenta analisi delle potenzialità della persona, ma anche delle sue aspettative, che non necessariamente coincideranno con quelle dell’azienda. Un coinvolgimento anche in questa fase, ed una chiara condivisione del percorso e degli obiettivi possono aiutare nel facilitare il loro raggiungimento, da verificare attraverso le necessarie fa
