Quanto è importante saper dare feedback nel migliore dei modi
La gestione del feedback è un processo critico perché può avere un impatto significativo sulla produttività e sulla crescita del team.
E’ quindi importante per ogni manager e team leader saperli gestire al meglio in modo che siano utili a rafforzare il gruppo e la consapevolezza di ogni singolo membro.
Occorre allora avere chiari gli aspetti e le modalità che permettono di raggiungere questi obiettivi.
Cosa è il feedback
Il feedback è processo tramite il quale una persona fornisce informazioni ad un’altra persona sull’efficacia delle sue azioni o comportamenti. Per questa ragione, può essere positivo o negativo. E può essere fornito sia da un superiore sia da un collega ed anche da un cliente.
Di conseguenza, ha un grande valore perché permette di acquisire informazioni utili da sfruttare, poi, per la crescita personale e professionale.
Ovviamente è un processo bidirezionale. Per cui entrambe le parti devono essere predisposte e devono sapersi porre nel giusto modo.
Le caratteristiche
Perché il feedback sia veramente utile è necessario che sia:
1 – Regolare
Deve essere fornito in modo sistematico e regolare e non in occasione di revisioni annuali o verifiche formali.
Un esempio: nel caso di un progetto a breve termine, il manager può programmare una riunione con un membro del team una volta alla settimana per valutare i progressi, discutere eventuali criticità e avere un riscontro continuativo.
Al contrario, la mancanza di regolarità si ha quando gli incontri sono fissati su base annuale, al momento della valutazione delle prestazioni. In questo caso, il feedback non è regolare perché viene fornito solo una volta invece di essere continuo e sistematico.
2 – Chiaro
II feedback deve essere basato su fatti e non su opinioni o giudizi personali. Questo significa anche che deve essere specifico e definito per evitare confusione in chi lo riceve, impedendogli di concentrarsi solo sugli aspetti da migliorare.
Dire “Il tuo lavoro non è stato all’altezza delle aspettative”, senza fornire informazione su quali siano le aspettative deluse e in che modo ciò sia avvenuto, non è producente. Occorre al contrario specificare dove è necessario intervenire con azioni di miglioramento.
3 – Non giudicante
Il feedback deve essere fornito in modo rispettoso e non giudicante, accompagnandolo con suggerimenti o soluzioni. Ciò aiuta a garantire che sia visto come un’opportunità di crescita anziché come una critica distruttiva.
Dire “Questo lavoro è orribile” è un esempio di critica distruttiva che non fornisce alcuna informazione utile a chi lo riceve. Occorre invece dire quali sono gli errori del progetto e suggerire come risolverli.
Feedback sbagliato: “Non mi piace il tuo modo di lavorare.”
Feedback corretto: “Ho notato che lavori in modo un po’ diverso rispetto a come lo facciamo di solito in questa azienda. Possiamo parlare del tuo approccio e come potremmo adattarlo al nostro modo di lavorare?”
4 – Misurabile
Il feedback deve essere incentrato su prestazioni misurabili e risultati raggiungibili. Questo perché la misurabilità aiuta a comprendere esattamente cosa ci si aspetta da una persona.
Invece di dire in modo generico “hai fatto un buon lavoro” è meglio specificare che l’obiettivo del lavoro è stato raggiunto entro la scadenza prevista e che la qualità è stata ottima.
5 – Tempestivo
Il feedback deve essere fornito il prima possibile. Se invece, viene dato troppo tardi, la persona potrebbe essere demotivata e non aver più interesse a migliorare.
Un esempio: un lavoratore presenta un progetto al suo team leader. Il team leader risponde subito e propone come migliorare il progetto. La comunicazione costruttiva valorizza gli aspetti positivi e lascia la possibilità di suggerire soluzioni migliorative.
6 – Bidirezionale
Questo significa che la comunicazione avviene in entrambi i sensi. Quindi non coinvolge solo chi fornisce il riscontro ma anche chi lo riceve che deve poter esprimere le sue opinioni sulla situazione o sul comportamento in questione.
Un esempio: il responsabile delle risorse umane e un lavoratore si incontrano per discutere le prestazioni in un determinato periodo di tempo. Durante l’incontro, il responsabile delle risorse umane fornisce al lavoratore il feedback su ciò che ha fatto bene e ciò che potrebbe migliorare. Il lavoratore, a sua volta, fa domande e chiede ulteriori chiarimenti.
Cultura aziendale e feedback
Ogni organizzazione ha una cultura unica e ogni cultura ha un impatto significativo sulla gestione del feedback.
In alcune aziende, quindi, fornire un feedback servirà a creare un ambiente in cui i dipendenti si sentono a loro agio nel chiedere, proporre e domandare. Al contrario, in altre organizzazioni dove non ne viene riconosciuto il valore, i lavoratori possono sentirsi a disagio nel dare il loro parere e non ricevere valutazioni costruttive sulla loro attività.
Imparare a dare feedback efficaci è pertanto una competenza strategica per qualsiasi manager o team leader. Si possono acquisire e conoscere le tecniche che poi, ovviamente, vanno esercitate nel corso del tempo.
I corsi di formazione insegnano a gestire i feedback. Supportano, infatti, i partecipanti a sviluppare competenze di comunicazione ed a essere più consapevoli delle modalità di gestione delle relazioni interpersonali.
Anche un team coach può supportare efficacemente con strumenti e tecniche utili, come ad esempio modelli di conversazione strutturati, esercizi di simulazione, analisi dei casi e così via.
Inoltre, il coach può aiutare anche i singoli membri del team a sviluppare un piano d’azione per implementare il feedback nel loro quotidiano e a monitorare i progressi nel tempo.
Scarica la Guida
Ecco, raccolte in una utile guida, i fattori da tenere presenti quando si vuole creare un clima di scambio e relazione costruttiva.
