Un audit è un processo di verifica e valutazione delle attività, dei processi e dei sistemi all’interno di un’organizzazione.
Un audit può essere paragonato ad una visita medica, durante la quale un medico esamina attentamente il paziente per identificare problemi di salute, effettuare test e fornire raccomandazioni.
Allo stesso modo, un audit aziendale è come una “visita” dell’azienda in cui vengono esaminate attentamente le operazioni, verificata la conformità alle normative e individuati miglioramenti per la salute dell’azienda.
Cosa si intende per audit di prima parte (o internal audit)
Con audit di prima parte (o interno), si intendono, allora, tutte quelle attività svolte dall’organizzazione per stabilire se il SG è conforme a quanto pianificato e se viene correttamente applicato e mantenuto attivo. In altre parole, l’audit di prima parte serve a verificare se l’organizzazione sta rispettando le sue stesse norme e regolamenti.
Queste attività interne devono essere svolte con mentalità costruttiva e non devono essere fatte solo per adempiere ad obblighi di legge. Sarebbe in effetti riduttivo non sfruttare al massimo le potenzialità dei sistemi di gestione come momento di miglioramento dell’organizzazione.
E’ importante quindi che le organizzazioni promuovano una cultura di trasparenza, comunicazione aperta e coinvolgimento dei dipendenti nel processo di audit. Gli auditor interni devono concentrarsi sulla collaborazione e sulla promozione del miglioramento dei processi e non sull’applicazione di una mera supervisione. In questo modo, è possibile contribuire alla percezione più positiva dell’audit interno da parte dei dipendenti.
Chi può svolgere un audit interno
L’audit interno può essere svolto sia da personale dell’azienda sia da consulenti esterni specializzati. Chiunque abbia una conoscenza approfondita dei processi aziendali e dei principi di gestione della qualità può essere coinvolto in un audit.
In molti casi, le aziende scelgono consulenti esterni come auditor interni quando cercano una prospettiva imparziale e obiettiva o quando non hanno le risorse interne necessarie per condurre audit specifici. Tuttavia, è essenziale che l’auditor interno sia sempre selezionato con cura e che sia in grado di garantire un audit professionale e imparziale.
Si può imparare a condurre un audit interno? Esistono i corsi di formazione per Auditor che servono proprio per acquisire le competenze di base necessarie a condurre queste verifiche.
Come funziona l’audit interno
L’audit è pianificato in anticipo, proprio come una revisione. Quando l’auditor arriva, esamina come funzionano le cose rispetto alle regole e alle linee guida dell’azienda.
Durante la visita, l’auditor controlla documenti, dialoga con il personale e osserva i processi. Se trova delle discrepanze o inefficienze, le segnala. Successivamente, scrive un rapporto finale e suggerisce miglioramenti.
Identificando punti deboli o aree che possono essere ottimizzate, l’auditor contribuisce a garantire che l’azienda sia più efficiente, più conforme alle regole e migliore nel fornire prodotti o servizi ai clienti. Inoltre, il processo di audit aiuta a rafforzare la fiducia degli investitori, dei clienti e delle altre parti interessate nell’azienda.
Conclusioni
In sintesi, l’audit interno è un processo essenziale per garantire la qualità e la conformità aziendale, identificando aree di possibile miglioramento e rafforzando i controlli interni. È un alleato indispensabile nella ricerca del miglioramento continuo e nella promozione di una cultura aziendale basata sulla qualità.
