Come scegliere il software giusto per il lavoro agile
Intervista a Stefano Poletti, Formatore ed esperto di accompagnamento al cambiamento.
Alla luce delle sue esperienze personali come consulente, Stefano Poletti risponde ad alcune domande che ci ha permettono di capire meglio quali caratteristiche e funzionalità deve avere un software per il lavoro agile.
Ecco quindi alcuni consigli da tenere presenti per organizzare il lavoro a distanza.
Quali i bisogni deve soddisfare un software per smart working?
A mio avviso, è fondamentale avere uno strumento di gestione, archiviazione e condivisione di ogni singola informazione. Che siano appunti, files allegati, contatti della rubrica o appuntamenti di un’agenda condivisa.
Per ogni attività di ogni singola fase di ogni singolo processo, deve essere possibile gestire, in formato digitale, tutte quelle informazioni che costituiscono un input per la fase stessa.
Analogamente, deve essere possibile generare, archiviare e condividere, sempre in formato digitale, tutte quelle informazioni che costituiscono l’output della fase.
Lavorare in smart working
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Quali sono le interconnessioni necessarie?
Inutile girarci intorno: per il lavoro agile devono essere interconnessi non solo la banca dati aziendale ma tutti gli aspetti organizzativi come le agende, i calendari condivisi, la rubrica aziendale.
Allo stesso tempo, un software per smart working deve garantire l’archiviazione e la conservazione di tutte le informazioni e di tutti i files relativi a ciascun singolo processo/sottoprocesso.
In sintesi, questo software dovrà:
- garantire la conservazione delle informazioni nella cd. modalità di conservazione sostitutiva (integrazione con firma digitale e marca temporale, così come con certificazioni pec);
- avere i giusti meccanismi per il backup automatico delle informazioni;
- consentire agli operatori di lavorare in modalità web dai diversi dispositivi in uso;
- operare, anche offline, in locale.
Proprio per questo motivo è fondamentale che il software selezionato garantisca idonei strumenti di sincronizzazione.
Poter lavorare sia on-line che off-line offre la possibilità di condividere le informazioni anche in momenti cronologicamente distinti e da località geograficamente distanti.
Come coinvolgere i lavoratori?
E’ fondamentale che nei processi e nella costruzione dei flussi, i lavoratori siano coinvolti senza dover necessariamente esternalizzare tutto.
Per per chi dovrà implementare questi flussi sarà necessario solo un breve percorso formativo, costruito in base alle necessità aziendali.
Un corso tuttavia “breve” perché il livello di competenze necessarie non deve essere “esagerato” o “spropositato” rispetto al core business dell’azienda.
In altre parole, perché funzioni, la costruzione dei flussi di processo dovrà essere user-friendly e non troppo complicata.
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