Smart working: come scegliere il software giusto

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Come si sceglie il software più giusto per il lavoro agile? Ne parliamo con Stefano Poletti, formatore ed esperto di accompagnamento al cambiamento.

Alla luce delle mie esperienze personali come consulente ho provato a stendere un elenco di caratteristiche e di funzionalità che un software deve avere per supportare il VERO SMART WORKING.

Quali i bisogni deve soddisfare un software?

A mio avviso, è fondamentale avere uno strumento di gestione, archiviazione e condivisione di ogni singola informazione: appunti, files allegati, contatti della rubrica o appuntamenti di un’agenda condivisa.

Per ogni attività di ogni singola fase di ogni singolo processo deve essere possibile gestire, in formato digitale, tutte quelle informazioni che costituiscono un input per la fase stessa.

Analogamente, deve essere possibile generare, archiviare e condividere, sempre in formato digitale, tutte quelle informazioni che costituiscono l’output della fase.

Quali sono le interconnessioni necessarie?

Inutile girarci intorno: per il lavoro in smart working devono essere interconnessi non solo la banca dati aziendale ma tutti gli aspetti organizzativi come le agende, i calendari condivisi, la rubrica aziendale.

Allo stesso tempo, il software deve garantire l’archiviazione e la conservazione di tutte le informazioni e di tutti i files relativi a ciascun singolo processo/sottoprocesso.
In sintesi, il software dovrà:
– garantire la conservazione delle informazioni nella cd. modalità di conservazione sostitutiva (integrazione con firma digitale e marca temporale, così come con certificazioni pec);
– avere meccanismi che consentano il backup automatico delle informazioni;
– consentire agli operatori di lavorare in modalità web dai diversi dispositivi in uso;
– operare, anche offline, in locale.
Proprio per questo motivo è fondamentale che il software garantisca idonei strumenti di sincronizzazione. 

Poter lavorare sia on-line che off-line offre la possibilità di condividere le informazioni anche in momenti cronologicamente distinti e da località geograficamente distanti.

 

Come possono essere coinvolti i lavoratori?

E’ fondamentale che nei processi e nella costruzione dei flussi, possano essere coinvolti i lavoratori, senza dover necessariamente esternalizzare tutto.
Per per chi dovrà implementare questi flussi sarà necessario un breve percorso formativo, costruito in base alle necessità aziendali.
Un corso tuttavia “breve” perché il livello di competenze necessarie non deve essere “esagerato” o “spropositato” rispetto al core business dell’azienda. In altre parole, perché funzioni, la costruzione dei flussi di processo dovrà essere user-friendly e non troppo complicata.